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W-L-1208-谈谈时间管理-3-方圆法则

W-L-1208-谈谈时间管理-3-方圆法则

无规矩不成方圆,方说的是做事的规则,项目的流程;圆说的是做事的灵活性,这个是相互辩证的。今天讲讲七个时间管理法则之——方圆法则。
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软件需求分析之PERT

做过软件开发的人都知道,只有进行过详细的需求分析项目计划之后,整个开发进度能够较好的保证。否则将是一个不断开发,又不断修改需求的过程。浪费了时间,也没有输出。所以必须重视这两项事情必须要重视。项目计划一般由项目经理来制定,需求分析,就需要做为软件管理者,或者架构师先要掌握的技能。产品开发流程无外乎这几个阶段:概念阶段、设计阶段、开发阶段、验证阶段、发布阶段、生命周期管理阶段。从软件开发转到开发管理,第一关要过的也是进行软件需求分析。软件的需求分析工具很多,今天要讲的就是在在流程控制比较多的PERT图(计划评审方法)。

什么是PERT

PERT(Program Evaluation and Review Technique)即计划评审技术,最早是由美国海军在计划和控制北极星导弹的研制时发展起来的。PERT技术使原先估计的、研制北极星潜艇的时间缩短了两年。
PERT网络是一种类似流程图的箭线图,它描绘出项目包含的各种活动的先后次序,标明每项活动的时间或相关的成本。项目管理者通过该工具协调整个计划的各道工序,合理安排人力、物力、时间等资源,加速计划的完成。从理论上来讲,这个工具可以运用于大部分的任务管理。

在项目管理中使用PERT的利与弊

与许多的管理工具一样,在项目管理中使用PERT同样拥有其优点和缺点。这里简单的与大家分享笔者觉得比较重要的两个优点及一个缺陷。
第一个优点是,使用PERT进行项目管理,将有利于项目管理者对项目进行风险控制。利用PERT图标,我们为项目创建了一个个阶段性的里程碑,在每一个里程碑之间的时间内,我们可以利用图表来分析项目可能面临的结果或者障碍,这意味着我们可以快速处理问题或者为问题的出现做好准备,以帮助我们的项目保持正常运行。
第二个重要的优点是,PERT图表可以帮助我们做一个简单的项目分析。无论是项目负责人、项目团队成员或者是其他任何想了解项目的人,都可以通过对PERT图表的阅读快速了解项目计划及项目当前所处的阶段。这意味着我们的项目管理将可以更加的容易,特别是在资源分配方面,将会更加有效及高效。
正如硬币拥有两面,PERT也不是完美的,在笔者看来,其最重要的弊端在于执行成本较高。
要创建一个合适的PERT图标,需要投入大量的时间和精力来创建、开发和维护,并且需要收集来自不同组织、不同成员的信息并整合在一起,这个过程往往是非常耗时的。
对于执行成本过高的问题,有一个小诀窍可以在一定程度上降低PERT执行成本,那就是在创建PERT图标前,项目管理者为项目创建一个信息收集模板(例如一个简单的调查问卷),通过这种方式,相对快速的收集PERT图表制定所需的信息,且不会在图表制定前耗费过高的时间。
PERT示例

W-L-1211-谈谈时间管理-4-四象限法则

W-L-1211-谈谈时间管理-4-四象限法则

什么是四象限法则

事情按【重要】和【紧急】两个维度来划分成四个象限(注意:有别于数学的象限顺序)。这是美国著名管理学家科维提出的一个时间管理的理论:时间“四象限”法。即把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。
合理分配自己的精力,把更多精力放在重要紧急的事情上。这是提出四象限的目的。

一般的处理流程

一般来说,处理的优先级顺序是
既紧急又重要的 > 重要但不紧急的 > 紧急但不重要的 > 既不紧急也不重要的。
什么是重要的事,什么是紧急的事,这个是视个人情况不同而不同,但是处理的方法大同小异。先把事项分类然后放入四象限中,然后针对不同象限中的事情各个击破,具体如下:
1、根据自己的职业价值观判断事项的重要程度;
2、根据事项的时间截止期限判断其紧急程度;
3、将待办清单中所有事项归类放到四象限中;
4、对四象限中的不同象限的事项采取不同的处理原则和方式;
5、应该将主要的时间精力放在解决第二象限的事项,避免其变成第一象限,我们所谓的工作计划和任务目标是针对第二象限的事项来说的;
6、应该采用猴子法则走出第三象限;即把不重要的事情丢出去
7、第四象限的事情适当调剂即可,切不可长期沉迷。
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做正确的事和正确的做事

以上讨论的是正确的做事,但另外一个点,是做正确的事。这个听起来有些拗口,但确实是有区别的。
管理大师德鲁克认为:“效率是‘以正确的方式做事’,而效能则是‘做正确的事’。”我们每一个人都希望岂不是提高效率和效能,但是当效率与效能无法兼顾时,首先及着眼于效能,然后再设法提高效率。也就是说,先完成重要的事,再考虑快速完成此事。以我的观点来看,“做正确的事”远比“正确地做事”重要,“做正确的事”是由战略决定,“正确的做事”是由方法起作用。
俗话说:方向不对,努力白费。我们要提高自己敏锐的观察能力,培养一定的战略眼光。锚定方向,解构落地。把效能和效率都得到保障。

W-L-1206-谈谈时间管理-2-简单有效的SMART原则

W-L-1206-谈谈时间管理-2-简单有效的SMART原则

今天来谈谈时间管理的第2个法则——SMART原则

“SMART 原则”的图片搜索结果

什么是SMART

SMART原则是管理大师彼得德鲁克提出来,主要是用于目标管理中的目标制定。为什么会跟今天的讲的时间管理有关呢?先来看看SMART的定义。
字母
典型对应
S Specific(明确)
M Measurable(可衡量)
A Achievable(可达成)
R Relevant(相关)
T Time-bound(时限)
从定义中,大概可以窥探,SMART是针对目标管理,其载体是项目,输入是资源,包括时间,输出是绩效。所以把目标管理好,也就是把时间管理好。
在第一节《W-L-1127-谈谈时间管理-1-总有一种情况你经历过》找出自己时间浪费的点之后,那就接下来就需要把需要正确做的事给筛选出来。让时间的效能发挥得最大。那么SMART原则就是这样的工具。

SMART原则和边界

S—Specific:具体的一个事,这是做好一件事的前提。好像听起来有些荒谬,但很多任务、事情都不一个“具体”的事件。“把SDK代码熟悉一遍”,“提高一下工作效率”。这样的说法你应该不止一次听到。这些都是S原则的反面例子。
“把SDK代码熟悉一遍”,按S原则分解,则可以表述为“把SDK代码里面的类图画出来”,“把启动流程图画出来”等等。这些就限定了一个事物本身的内容边界
M-Measurable:可衡量的一个事,这个是验收边界。如果一个事没有验收边界,意味这个事情做的就是浪费时间。一个项目的实施和规划,最好不要超过两年,如果需要超过两年,那就一期、二期执行。然后再一期,二期里面划定验收目标。除些之外,一个可衡量的事,也是能够很好的起到反馈作用,不管是正向反馈还是负向反馈,都能刺激下一阶段的工作。具是具有积极意义。如果一个事情无边无际,那边这个就只能磨平人的性子,划水浪费时间了。
A-Achievable:可达成的一个事,这个是讲的能力边界。你不能让一个开发人员去完成200W的回款,同时你也不能让一个商务人员去完成 一个软件版本的开发。所做的事情,一定是在自己的能力范围,或者相关能力范围。能力范围可以理解,相关能力范围就是是一些事情,跳一下也能够得着。现在虽然流行“跨界”,但各个岗位的人还是要把本职工作做好的前提下,可以根据业务需要,围绕本职工作,开展一些相关能力范围的事。
R-Relevant:相关的一个事,这个可以理解为业务边界。和A原则有一点类似,但这里主要是强调业务边界。其实A原则和R原则是相关的。一个在自己能力范围的事,也应该是一个自己业务相关的事。不能够“不务正业”。
T-Time-Bound:这个就非常明显,时间边界。在项目的规划阶段,要把项目的过程中的各个milestone找出来,同时,最重要的deadline也是必不可少。

总结

把SMART原则过一遍,提炼出一个词:边界。用好SMART原则,就是紧紧抓住其要害“边界”。在有限的资源下,做出更多业绩。这个也是时间管理的目标。

往期回顾:

谈谈时间管理-1-总有一种情况你经历过

谈谈时间管理-1-总有一种情况你经历过

解决问题的前提是需要重视和发现问题。这也是时间管理法则中第一个法则——自省法则
但重视和发现问题也是有方法论的。
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在日常生活中,未被意识到的5种时间浪费,你总有一种经历过。

– 效率不高的时间浪费

处理问题没有眉目,一上午过去了,仍然没有没有进展,原地打转。这就是效率不高的时间浪费。这里就需要有很好学习知识,解决问题的能力。把一个大问题,拆成小问题,再个个击破,最后解决问题,能够有效解决这种情况。如果对大问题一头雾水,更别说拆分。这个需要,就需要向上管理,向你的主管,导师讨论解决问题的思路。

– 不珍惜小额时间的时间浪费

每天上下班路上,在饭后,在睡觉前。可以这么说,你所有用来刷短视频的时间,每天加起来都有3-4个小时,如果用来看书,足够完成一章节的内容。
还有另外一小额时间是一些等待时间。这个就是在早上列出今天要处理的事项之后,在等人,等会议的时间。拿出来刷一遍,看哪些事情是可以在这些小额时间内完成,就抓紧完成。提高每天事务的完成率

– 情绪不佳的时间浪费

众所周知,情绪不佳,做事也不在状态。所以要有目的的保持积极的态度,平和而乐观的情绪。首先是要做到积极的心理暗示:合理的事情是锻炼自己能力,不合理的事情是磨炼自己性格。在做事的时候,自己不抱怨,不散播负能力。同时也要远离那些负能力满满的人。其次,在与人沟通,甚至是讨论的时候,先要有同理心,能站在别人脚度,理解他人的观点。再不急不徐,有理有据的表达自己的观点。最后难达成统一意见的时候,可以分阶段达成,或者干脆先暂停,转移一下视线,或者从别的途径来达成事项。切记勿随意与人发生冲突,特别是在公众场所。破坏团队气氛,也让自己情绪受影响,浪费了自己的时间

– 不专心的时间浪费

不专心的情况,这个对于员工来说也能常见。特别是管理者,协调和处理的事情很多。一天到晚,不是产品经理找你沟通需求,就是项目找你协调资源。以我的经验,早上项目组一起开个早会,把问题集中处理一下,能够有效的减少不定期的打扰。同时自己要有清单记录,在碎片化的时间里面也能完成一些事情。

– 包揽工作的时间浪费

确实是有这样的情况,一些本该是别人需要完成的任务,找到你,请你帮忙处理。这个事情做两面看,如果自己的事情处理好,别人的请求,可以帮忙,也是主动协同的表现。但自己的任务还没有完成,这个就需要告诉自己这事现在不能接,并跟对方直接表达。
自省法则,就是要让自己发现时间浪费在什么地方,然后再针对各个类型,找到解决方法。方法没有统一,适合自己情况的才是好的解决方法。这就需要在管理实践中不断的积累总结。

时间管理的对象不是“时间”,而是面对时间和进行的“自管理者的管理”。

W-L-1127-时间管理

W-L-1127-时间管理

时间就金钱,效率就是生命。在深圳的人对这句口号应该不陌生。在改革开放初期,这竖立在蛇口码头的一句口号,当时还引起不少的轰动。其实从那一刻开始,人们才开始意识到时间和效率的重要性。但四十多年过去了,经过了改革风雨地洗礼,如今的人们,是否是如珍视“金钱”,“生命”般的珍视时间吗?我看未必。
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躺在沙发上,打开小视频,一刷就是两小时,还全然不知。社会上也充斥着各种“奶头乐”的产品,没什么营养,却无时无刻地榨取着人们的时间。若是没较强的自控力和科学的时间管理方法,就很容易被场“全民的欢愉”所裹挟。作为一个管理者,需要有这样的技能,把个人和团队的时间管理好,提高单位时间的产出。这也是目标导向的体现。

WHY:为什么要做时间管理

在我看来,说到时间管理,迫切要解决的两个问题是:
1. 提高单位时间的效能。
也就是说,我们经常听到这样的抱怨:一天忙到晚,但好像也没做什么事。这就是没有提高单位时间效能的反面例子。
2.解决“拖延症”。
分配的任务一拖再拖,项目逼到最后关头,只能偷工减料,草率地交付。质量没有保障,更谈不上创新。最后检讨复盘的时候,就推诿,扯皮。破坏了工作氛围,也浪费了团队的时间。这是对于团队管理很危险的信号。
WHAT:什么是时间管理
时间是企业管理中的一个基本要素,如果这个基本要素得不到有效的管理,那么“目标成效”、“执行力”就变成毫无意义。
在企业管理中,时间是管理者手上很重要的资源。时间具有以下的特点:
1. 无法蓄积
2. 供给毫无弹性
3. 无法取代
4. 无法失而复得
有效的时间管理能够增加单位时间的收益,这正是企业所追求的。

HOW:如何做时间管理

我们需要掌握这门技能,对于个人如此,对于管理者,也尤为突出。前提要保持对时间管理的严肃态度,认识其迫切性。如果时间管理没有科学的理念,缺乏系统的计划管控技术,不能保持工作的韵律,不能秉承精简法则去工作的话,时间管理也只是一句口号。
接下来的章节,我会借鉴《华为时间管理法则》这本书提到的七个时间管理法则。
自省法则
目标法则
方圆法则
四象限法则
精简法则
韵律法则
80/20法则
我会认真研诗,提取精华,结合实际与大家分享。
要记住,在时间的有效运用上,管理者的敌人是自己。要优化工作流程,保持工作韵律。让管理富有成效。

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